Til inspirationsoversigt
Kultur / Ledelse

Er jeres møder sat på autopilot? – Del 1 ud af 3

Vil du gerne afholde effektive og udbytterige møder? Så tag ansvar og slå autopiloten fra, så alle kender, forstår og værdioplever mødet. Vi stiller skarpt på mødelederens rolle før mødet.

Kære mødeleder… Forestil dig, at du kommer ind af døren til et møde, du selv har arrangeret. Alle sidder tændte på deres plads, og er fuldstændig klar på, hvad der skal ske. Mødet forløber effektivt, fordi alle holder sig til det forudbestemte formål. Til slut går alle der fra med en glædesfølelse over at føle sig hørt, set og udviklet, og med en stærk Sense of Urgency på, hvad de skal ud og gøre.

Din rolle som mødeleder er afgørende for at skabe denne situation. Og den skabes ikke kun under selve mødet men også før og efter. Vi har derfor valgt at sætte fokus på faserne i tre separate artikler. Denne artikel er den første i serien, og her fokuserer vi på din rolle som mødeleder i fasen før mødet.

Et møde uden et defineret formål er som et fly uden pilot

Du sætter dig ind i et fly, flyet er sat på autopilot, og ingen kender den endelige destination. For nogen vil det være en ubehagelig oplevelse, da der mangler en pilot til at tage styrepinden, informere passagerene om den endelige destination og sørge for at alle kommer sikkert ned på landjorden igen. På samme måde er det vigtigt, at alle kender den endelige destination før mødet. Med andre ord så får deltagerne først den rette forståelse for mødet, når du involverer dem i dets formål, mål og agenda.

Når du kommunikerer formål, mål og agenda til deltagerne inden mødet, giver du dem også mulighed for at forberede deres eget bidrag. Og velforberedte deltagere er bare mere effektive, end uforberedte deltagere, der måske har anden agenda, og som er tvunget til at opfinde deres bidrag i øjeblikket. Din egen og deltagernes forberedelse før et møde er derfor en ligeså vigtig del som selve afholdelsen, og det er i sidste ende afgørende effektiviteten og udbyttet.

Ved dine deltagere, hvorfor de skal deltage?

En mødeindkaldelse er en fantastisk mulighed for at skabe både værdi og lyst omkring mødet. At en mødeindkaldelse skal informere om formål, mål og agenda overrasker de færreste, men alligevel overser vi muligheden for aktivt at skabe lysten til deltagelse. Vi glemmer det måske i en travl hverdag og får derfor kun kastet en agenda afsted og håber, at den går. Men prøv engang at overvej: hvor motiveret ville du selv blive af en tør agenda?

Det er nemmere at motivere til deltagelse, hvis du retter dit fokus imod mødeindkaldelsens budskab, og på at det går rent igennem til modtageren. Til det vil vi gerne give dig et kommunikationsværktøjet: WHAT, WHY, HOW.

  • WHY (Formålet): Hvad er formålet med mødet? Hvorfor skal mødet afholdes? Hvad kan du forvente at få ud af mødet, og hvilken værdi tilføjer det virksomheden/ os?
  • WHAT (Målet): Hvad er målet? En beskrivelse af hvad vi helt konkret skal have ud af mødet?
  • HOW (Agenda/plan): Hvordan kommer vi hen til målet? Hvilke emner skal vi igennem? Hvordan skal deltagerne forberede sig til mødet? Hvordan skal tiden disponeres? Hvilken type møde det er (fx. Orienterings-, beslutnings- eller brainstorm-møde)?

I intenz ser vi WHAT, WHY, HOW som en trebenet taburet, da al kommunikation behøver en italesættelse af alle tre for at stå på benene. Er alle områder inkluderet og kommunikeret stærkt, kan deltagerne allerede inden mødet se formål og mening (why), et mål (what), og de kan se præcist, hvordan vi i fællesskab kommer hen til målet (how). Meningen og den største motivation ligger altså i why’et, men det er ofte det vi glemmer, når vi kun får kastet en tør agenda afsted. Inkluderer du både what, why og how, så kan deltagerne forberede sig, og de har allerede her en større forståelse og accept af mødet. Som en lille sideeffekt så har deltagerne ikke længere så svært ved at holde sig vågne under mødet, og det får kaffeforbruget til at dale kraftigt.

Held og lykke med dine fremtidige møder. Vi håber, at du nu er et skridt tættere på det effektive og udbytterige møde. Hvis du vil tage et skridt mere på vejen, så læs næste artikel i serien, som udkommer i næste måned. Her kan du hente inspiration til din rolle som mødeleder under mødet.

Og husk, at det er klart nemmest, at gøre som man plejer og lade autopiloten tage over, men hvis man bliver ved med at gøre det, man altid har gjort, så vil man blive ved med at få det, man altid har fået.


intenz Aarhus
Skæringvej 88
8520 Lystrup
Danmark
Tlf: 70 13 35 00
Email: intenz@intenz.com 

intenz København
Diplomvej 381
2800 Lyngby
Danmark
Tlf: 70 13 35 00
Email: intenz@intenz.com

Sitemap




Cookies

AarhusKøbenhavnStockholmMalmö