Til inspirationsoversigt
Kultur / Ledelse

Er jeres møder sat på autopilot? – Del 2 ud af 3

Få inspiration til, hvordan du slår autopiloten fra, fastholder fokus på formålet og skaber effektive og udbytterige møder. Vi stiller skarpt på mødelederens rolle UNDER mødet.

Nu er dagen for mødet kommet. Du har selvfølgelig læst den sidste artikel i serien, og derfor har din kommunikation før mødet været kniv skarp. Så i det du træder ind i mødelokalet, sidder alle tænde på deres plads, og er åbne og klar på, hvad der skal ske.

Men hvad så nu? Autopiloten er slået fra, du sidder med styrepinden i hånden, deltagerne kender destinationen/formålet, og mødeflyet er klar til at lette. Nu er det dit ansvar som mødeleder, at mødeflyet kommer sikkert frem og ned på landjorden igen. Du kan vælge at gribe fat om dette ansvar på mange måder, og det er der bunkevis af artikler og bøger, der fokuserer på. Vi har samlet et par gode råd op på vejen, som vi gerne vil dele med dig:

  • Når bussen kører, så kører den: Sørg for, at mødet og pauserne starter og slutter til aftalt tid. Nogen har brug for mere struktur end andre – men ingen bryder sig om at spilde deres tid. Derfor et simpelt – om end afgørende område.
  • Motivér alle til at komme med deres perspektiv: Guldkornene kommer ikke altid fra dem som råber højest. Så tag en spørgerunde, lav små diskussionsgrupper, eller gør noget andet, for at få flere perspektiver på banen.
  • Spar på dine PowerPoint slides: Du kan gøre, det du skal sige mere spiseligt, hvis du bruger dine slides, som en støtte til i stedet for en erstatning. Hellere have få slides med billeder, end mange slides som er tapetseret med tekst.
  • Skriv løbende mødets resultater på en flipover: Det hjælper til at fokusere dialogen, skaber fremdrift og er ofte en hurtig vej til konsensus.
  • Rund af med en handlingsplan, og sørg for at alle kender next step: Det er lettere at gå hjem og gøre noget, når vi rent faktisk ved præcis, hvad vi skal gøre. Ofte bliver vi enige om et overordnet punkt, vi skal gøre noget ved – men det er ikke altid, at vi får lagt den konkrete plan, for hvad der skal gøres, af hvem, hvornår, og hvordan det skal gøres.

Brug disse råd, så vil du som mødeleder stå stærkt på din vej mod et mere effektivt og udbytterigt møde. Når det er sagt, så har vi valgt et element, der kan vinde det hele, hvis det er på plads og omvendt kan mødet også tabe al effektivitet og energi, hvis det ikke bliver overholdt. Her taler vi om at sikre, at mødet holder sig til det forudbestemte formål.

Når alle løber i samme retning

Kan du nikke genkende til, hvor fantastisk et møde kan være, når der er konsensus om formålet og alle løber samme i samme retning?  Og omvendt hvor frustrerende og ineffektivt et møde også kan være, hvis nogen taler i en anden retning (selvom det kan være af god vilje)?

Det første du kan gøre er at sikre dig, at alle har den samme forforståelse af retning og formål allerede inden mødet (Læs mere her).

Det kræver dog ikke mere end en enkelt deltager at vende samtalen til en anden retning. Sker det, kan det være en god idé at bryde ind med spørgsmålet: ”Interessant, men går vi den rigtige vej i forhold til formålet med mødet?”.

 

Dette giver anledning til at holde en kort timeout, hvor I sammen ligger den rigtige taktik for resten af mødet. Denne timeout skal ikke stjæle for meget af deltagernes kostbare tid, men den kan betyde meget for kampen om at mindske svinggerninger og følelsen af spildtid.

 

Faren ved at afbryde en anden deltager med dette spørgsmål er, at det kan føles som et personligt angreb mod personen. Derfor er det vigtigt, at I inden mødet bliver enige om, at spørgsmålet kun stilles for at gå efter bolden og ikke efter manden.

Hold fokus på spillet

Spiller du efter de nævnte ”regler”, så er du godt på vej til at vinde kampen om det effektive og udbytterige møde. Men pas nu på at du ikke snubler over målstregen, fordi ”reglerne” kan ske at tage for meget fokus fra den centrale dialog i mødet.

Tænk på din rolle som værende lig en fodboldbolddommers. Der er behov for, at du er til stede for at sikre, at spillet bliver spillet og reglerne overholdt. Du kan imidlertid fløjte en kamp i stykker, hvis du ustandseligt afbryder spillet ved den mindste forseelse. Ved at gøre det, skaber du for meget fokus på dig selv og forhindrer spillet i at udvikle sig. Som mødeleder skal du derfor være bevidst om, at fastholde fokus på dialogen uden at håndhæve for mange ”regler”.

Alt i alt skal du som mødeleder skabe det, som mødeforskeren Ib Ravn så flot kalder Wonderbra-mødeledelse:
”Du skal samle og støtte energien i mødet og få det til at pege fremad – uden at det strammer for meget”

Vi håber, at du nu har samlet inspiration til at tage fat i styrepinden, slå autopiloten fra og afholde det møde du går og drømmer om. Men din rolle som mødeleder er ikke færdig endnu, du spiller stadig en uundværlig rolle efter mødet. Læs derfor næste artikel i serien om din rolle efter mødet, som udkommer i næste måned.

Og husk, at det er klart nemmest, at gøre som du plejer og lade autopiloten tage over, men hvis du bliver ved med at gøre det, du altid har gjort, så vil du blive ved med at få det, du altid har fået…eller mindre.


intenz Aarhus
Skæringvej 88
8520 Lystrup
Danmark
Tlf: 70 13 35 00
Email: intenz@intenz.com 

intenz København
Diplomvej 381
2800 Lyngby
Danmark
Tlf: 70 13 35 00
Email: intenz@intenz.com

Sitemap




Cookies

AarhusKøbenhavnStockholmMalmö